Política de tratamiento de datos personales

Jeffexplora.com agencia registrada en Cámara de Comercio de Tuluá con el NIT 1.116.237.204-8 con Registro Nacional de Turismo 201363 propietaria del registro marcario de Baan Travel, con sitio web www.baantravel.com, teléfono +57 3054145213 y correo electrónico info@baantravel.com actuará como responsable del tratamiento de los datos registrados en el ejercicio comercial, de mercadeo y/o logístico demandados en la operación de la agencia. Reconociendo la importancia de la seguridad, privacidad  y confidencialidad de los datos personales de todos sus grupos de interés. Por lo que, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la siguiente Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales.

1. Finalidad del Proceso:

 Establecer los mecanismos y/o criterios para la gestión de los datos personales tratados por la agencia, asegurando el cumplimiento del marco normativo vigente y que según la Ley se aplique para la exclusiva protección y reserva de la información de los titulares de la misma.

2. Alcance:

Este documento y la Política contenida en este aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la agencia, quien actúa y actuará en calidad de responsable del tratamiento y protección de los datos personales en razón de la normatividad aplicable y todas las disposiciones legales que modifiquen, adicionen, sustituyan o delimiten la misma.

3. Apropiación de Conceptos:

Para dar claridad a la presente Política y para efectos de claridad y transparencia, se enmarca la definición de palabras claves dentro de la Política según la Ley 1581 de 2012 y su normatividad reglamentaria:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento y Protección de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de información que contiene datos sensibles como nombres, identificación, datos de contacto, imagen, voz y todos los que según la Ley son considerados objeto de tratamiento y protección.
• Causahabientes: Persona que recibe bienes o derechos a consecuencia del fallecimiento del titular. Esto, en ocasión de la posibilidad de resarcir derechos relacionados con el tratamiento de los datos de alguien.
• Clientes: Personas naturales o jurídicas con que la agencia tiene relación contractual y/o potencial vía canales de contacto, vías de comunicación digital o personales, durante el proceso de prestación de servicios en las variables: cliente usuario, cliente usuario potencial, proveedor, aliado, socio, empleado, contratista, ETC.
• Conducta inequívoca: Se entiende que el titular de los datos personales ha dado su consentimiento y/o autorización de forma natural y sin constreñimiento de un tercero para el tratamiento de su información.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Entiéndase por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su exposición, discriminación por revelar el origen racial o étnico, orientación política, afinidades religiosas, pertenencia a grupos de interés como sindicatos, grupos de investigación o de recuperación, organizaciones sociales, de DDHH o que promueva los intereses de partidos políticos o que garanticen los derechos de los partidarios de partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• LA/FT/FPADM: El Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los mismos.
• Tercero: Persona natural o jurídica que tenga relación de negocios jurídicos de cualquier orden con la agencia. Son terceros los contratistas (incluidas las personas que ellos deleguen para prestar un servicio) arrendatarios, proveedores, entre otros.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento de los mismos. Este, puede encontrarse dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de acciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o circulación o supresión.
• Usuario: Persona natural que hace uso del portafolio de productos o servicios ofrecidos por la agencia.

4. Autorizaciones, Tratamiento y Finalidad

A solicitud de la agencia, el titular otorgará su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales. El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior tales como: comunicación escrita, verbal, virtual, por conductas inequívocas, entre otras. Los titulares, aceptan que es la agencia quien recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y suprime su información personal con las finalidades establecidas en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Del mismo modo, cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, la agencia tendrá las siguientes consideraciones:

• Datos Sensibles:

Proceso para el tratamiento de datos sensibles:

• El titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
• Se informará de forma explícita y previa sobre qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
• Se comunicará de forma explícita y clara acerca del tratamiento y la finalidad que se les dará a los datos sensibles.
• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
• La agencia garantiza el uso adecuado de los datos considerados sensibles.

• Tratamiento de datos en circunstancias de urgencia médica o sanitaria:

Ante el suceso de circunstancias especiales que involucren el direccionamiento de las autoridades, ante condiciones epidemiológicas, otras de salud pública, un accidente o incidente durante la prestación de un servicio derivado de la relación de la agencia con el usuario, la agencia recolecta los datos de personas (datos relacionados con la salud como tipo de sangre, perfil de salud, ETC) los cuales podrán ser compartidos a las autoridades, centros de salud, cuerpo médico, entre otros que correspondan de conformidad a las disposiciones legales que apliquen.

• Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes:

La agencia asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Solo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública, de conformidad en lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Para efectos de su cumplimiento, la agencia actuará de conformidad con los siguientes requisitos:

• Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• La agencia se asegurará previamente que los adultos, representantes legales o tutores de los menores sí correspondan, previo ejercicio o proceso comercial o de ejecución de prestación de servicio.
• Una vez verificado lo anterior, será el representante legal, tutor o acudiente quien consienta el tratamiento de los datos del menor.

4.3. Finalidad

Socios / Contratistas /empleados  

• Gestión de estudios para evaluar el ingreso de las personas, verificación de información suministrada en fichas de perfiles, hojas de vida y/o formularios utilizados para aspirar a ser socio, contratista o empleado de la agencia, su preservación o archivo que permita la consulta por parte del personal de la agencia y /o terceros encargados del proceso. De igual manera, la información podrá ser utilizada para la gestión ante Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT/FPADM, verificación, vinculación y soporte en administradoras de salud, fondos de pensión y aseguradoras de riesgos profesionales.
• Sobre los socios, permitir el registro y tratamiento de la información contenida en el libro de registro de socios, actas y demás documentos propios de la gestión de un socio de la agencia.
• Compartir sus datos personales con las autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras cuando la solicitud tenga bases legales, procesales y/o tributarias.
• Registrar asistencias, documentar contenido de eventos como reuniones virtuales o presenciales, capacitaciones, trabajos de campo y demás actividades propias de la gestión donde se recolecte información persona y/o datos sensibles. Así como la de permitir su almacenamiento para ser consultado y visualizado según los procesos de la agencia. Dicha información puede ser escrita, en video, fotografías o audios.
• Generar datos de ubicación en tiempo real que puedan ser captados a través de aplicaciones en dispositivos electrónicos según aplique en el ejercicio de la prestación de servicios de la agencia o de sus funciones.
• Uso y/o reproducción de imágenes, videos o audios a través de medios de comunicación tradicionales o digitales, medios de comunicación digital como redes sociales en el mercado nacional o internacional, pantallas, publicidad impresa, ETC, con el objetivo de divulgar campañas publicitarias que impacten a la agencia.
• En cuanto a los datos relacionados con la salud del titular contenidos en las historias clínicas para trámites de incapacidades y/o licencias y cualquier otra gestión con fines laborales propios de las obligaciones de la agencia. 

Usuarios:

• Compartir sus datos personales con las autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras cuando la solicitud tenga bases legales, procesales y/o tributarias.
• Consultar sus datos en las listas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema Administrativo de Riesgos de LA/FT/FPADM.
• Mantener un registro histórico para fines estadísticos de las relaciones comerciales a través del contacto personal o virtual con el usuario.
• Los usuarios clientes / usuarios clientes potenciales objeto de estudio en la toma de datos durante realización de estudios de mercado virtuales o presenciales.
• Gestión de peticiones, quejas o reclamos.
• Gestión contable (facturación, recibos de pago, comprobantes de servicio, remisiones, comprobantes de retenciones).
• Información recolectada durante la realización de actividades propias del marketing como eventos de fidelización virtuales o presenciales, entendiendo la participación de usuarios clientes / usuarios clientes potenciales como un ejercicio voluntario.
• Transferencia de datos personales dentro o fuera del territorio nacional a aliados o proveedores en el ejercicio comercial de la agencia, quienes posterior serán responsables de la administración y gestión de los datos.
• Generar contacto con el usuario cliente / usuario cliente potencial con el fin de llevar a cabo ejercicios comerciales, logísticos y/o administrativos.
• Uso y/o reproducción de imágenes, videos o audios a través de medios de comunicación tradicionales o digitales, medios de comunicación digital como redes sociales en el mercado nacional o internacional, pantallas, publicidad impresa, ETC, con el objetivo de divulgar campañas publicitarias que impacten a la agencia.
• Si fuere adulto representante legal o tutor de un niño, niña o adolescente que sea sujeto de protección de sus datos personales como en la aparición de un video o fotografía producto de una campaña publicitaria o evento, , toma de evidencias, panorámicas de diferentes lugares, sitios turísticos, que sean parte de grupos o excursiones, videos o fotografías suministradas como parte del proceso del día a día de un tour, ETC.
• Realizar publicaciones en cualquier medio de comunicación o red social para demostrar la transparencia de un concurso, sorteo o juego en cumplimiento de las condiciones previas.
• Generar modelo de datos que facilite al usuario la consulta de la política y sobre ella generar solicitudes en tiempo real.

Usuarios y/o personas asistentes a eventos, stands, puntos de venta o actividades digitales:

• Edición y uso de imágenes mediante fotografías en digital o impresas, producciones de video y audio con el propósito de realizar publicaciones en cualquier medio de comunicación convencional o vía redes sociales.
• Uso y/o reproducción de imágenes, videos o audios a través de medios de comunicación tradicionales o digitales, medios de comunicación digital como redes sociales en el mercado nacional o internacional, pantallas, publicidad impresa, ETC, con el objetivo de divulgar campañas publicitarias que impacten a la agencia.

Uso de Cookies:

• El sitio web www.baantravel.com utiliza cookies, los cuales son pequeños archivos de texto almacenados en el dispositivo (celular, computador o tableta) del usuario (titular) y permiten recopilar información sobre su navegación. Esta solicitud de consentimiento tiene como objetivo cumplir la normatividad vigente en materia de protección de datos personales y garantizar la transparencia en su tratamiento. Teniendo en cuenta lo anterior, cuando el titular acepta el uso de los cookies, está autorizando a la agencia para que a través de su sitio web se obtengan datos que están netamente relacionados con la recordación de datos de accesos (cuando los hay), los tipos de cookies utilizados, la duración y su finalidad. Entendiendo además, que el Titular podrá gestionar los permisos sobre estos en cualquier momento de la gestión agencia – usuario.

5. Casos en los que no es necesaria la autorización:
6. Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa cuyo propósito sea el del ejercicio legal a través de un requerimiento específico como: DIAN, Fiscalía, UIAF, entre otros.
7. En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
8. Casos de emergencia médica o sanitaria.
9. Para el uso de datos estadísticos e históricos internos de la agencia.
10. Derechos del Titular:
11. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
12. Actualizar o rectificar su información.
13. Solicitar prueba de autorización otorgada por el Titular.
14. Presentar ante la SIC queja por el manejo indebido que la agencia pudiera dar a los datos del titular.
15. Abstenerse de responder o suministrar datos sensibles.
16. El decreto 20 del Artículo 1377 de 2013 establece que dichas solicitudes podrán ser realizadas por el titular (acreditación formal) o a través de un tercero apoderado debidamente facultado como estima la Ley.
17. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas ante la Ley para ser sus representantes.
18. Procedimiento para la Atención de los Derechos de los Titulares

En cumplimiento con la normatividad expedida por el gobierno colombiano sobre la protección de datos personales, las agencias estamos obligadas a describir el procedimiento y sus requisitos mínimos para el cumplimiento de sus derechos como titular:

7.1. Consultas:

Los titulares o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de la agencia. La consulta deberá ser atendida en tiempo no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no sea posible atender la consulta en el término previsto, se informará al interesado sobre los motivos que acontecen a la demora y una relación de fecha prevista para cumplir con el requerimiento. Todo, ajustado a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

7.2 Reclamos:

Los titulares, causahabientes o apoderados que consideren que la información contenida en alguna de las bases de datos de la agencia deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan de un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo lo requisitos y procesos establecidos en el artículo 15 de la misma Ley.

1. Requisitos para presentar el reclamo:
2. Nombres y apellidos del titular, causahabiente o apoderado.
3. Identificación del titular, causahabiente o apoderado: tipo y número.
4. Datos de contacto: dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular, causahabiente o apoderado.
5. Especificar el medio donde y como desea recibir la respuesta a su solicitud.
6. Describir claramente el motivo del reclamo, estableciendo relatoría de hechos que considere pertinentes de la solicitud así como evidencia de ser el caso.
7. Si es el causahabiente o apoderado, deberá acreditar la legitimidad de ser el representante del titular.
8. Firma

Al recibir la solicitud y hay errores o faltantes en el cumplimiento de los requisitos, se determinan cinco (5) días para la subsanación de los mismos. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de la solicitud sin que el titular presente el total de los requisitos, la agencia entenderá que se ha desistido del reclamo. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda  en un tiempo no mayor a dos (2) días hábiles y se informará de dicho proceso al titular o solicitante. Los titulares o apoderados podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero si y solo sí se hayan agotado los recursos previstos por la norma para la atención por parte de la agencia o, que dicha atención o respuesta no haya resuelto la solicitud o si, se determinase o probase que hubo indebido uso de los datos del titular. Esto, previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

• Supresión de la Información y Revocatoria de la Autorización:

En caso de solicitar la supresión total o parcial de la información personal o la revocatoria de la autorización, el titular deberá tener en cuenta que la agencia analizará dichos requerimientos y le comunicará si estos proceden. Sin embargo, no procederán en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual en la base de datos que administra la agencia.

7.3 Canales de Atención:

La agencia tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos en los términos establecidos por la Ley:

• Correos electrónicos: a través del correo electrónico info@baantravel.com
• Número de teléfono: a través del número +57 3054145213 vía whatsapp
• Horarios de atención: Lunes a viernes de 09:00 AM a 05:00 PM

8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Eventualmente la agencia podrá, como responsable de la información personal almacenada y reservada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión de datos, verificando los niveles y estándares de protección y seguridad por parte del receptor de la información personal y suscribir acuerdos, convenios o contratos que garanticen la cadena de custodia y protección de la información transferida. En todo caso, y sin excepción, cuando se realice una o varias transferencias de datos con uno o varios encargados, sin importar su ubicación; se establecerán cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de Datos Personales en el que se deberá aclarar:

• Alcance del tratamiento.
• Actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de datos personales.
• Las obligaciones de las partes.

9. Vigencia:

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Baan Travel, amparada en la agencia propietaria de su registro marcario, rige a partir del 08 de abril de 2024.

El periodo de conservación de Datos Personales es el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado, mientras no se solicite la supresión por parte del titular de la información y no exista restricción legal para su permanencia en la base de datos de la agencia.

10. Disposiciones Finales:

Esta política podrá ser modificada  en cualquier momento con el objetivo de adaptarla a las nuevas disposiciones de la Ley entorno a ella. Cualquiera su modificación o actualización se pondrá en conocimiento público a través de nuestro sitio web www.baantravel.com así como  de los medios establecidos en los medios de contacto.